Результат заполнения таблицы, где в соответствующем поле указан вид объекта - Точечный рисунок . Для просмотра внедренного объекта достаточно установить курсор в соответствующем поле и дважды щелкнуть кнопкой мыши.
Для отображения содержимого поля в виде значка, представляющего файл с документом, в окне (рис. 3.20) установите флажок В виде значка (Display As Icon). Значок может быть использован для представления связанного объекта.
Ввод логически связанных записей
Введем несколько логически взаимосвязанных записей в таблицы группа и СТУДЕНТ.
Объекты ГРУППА и СТУДЕНТ связаны одно-многозначными отношениями, но, пока не создана схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами, система не может контролировать логическую взаимосвязь вводимых данных. Поэтому для получения целостной базы, в которой все записи подчиненной таблицы имеют логически связанную с ней главную запись, пользователю необходимо самому отслеживать логические связи записей. При вводе подчиненной записи в таблицу студент нужно проверять наличие записи в главной таблице группа с ключом, значение которого совпадает со значением поля связи (внешнего ключа) вводимой подчиненной записи. То есть при добавлении записи о студенте группы 221 необходимо, чтобы группа с этим номером уже была представлена в таблице ГРУППА.
При непосредственном вводе в таблицу записей, логически связанных с записями другой таблицы, полезно отобразить на экране обе таблицы (рис. 3.21).
Для одновременного отображения открытых таблиц можно воспользоваться командой Сверху вниз или Слева направо в меню Окно .
Использование поля со списком при вводе записей
Одним из способов ввода подчиненных записей только при наличии связанной записи в главной таблице может быть использование в подчиненной таблице поля со списком, включающим значения поля главной таблицы. Создадим в таблице студент для поля НГ (номер группы) поле со списком, построенным на основе ключа таблицы группа. Для этого откроем таблицу I студент в режиме конструктора. Установим курсор в поле НГ на столбце Тип данных, откроем список и выберем строку Мастер подстановок (см. рис. 3.5). В открывшемся окне мастера Создание подстановки установим флажок Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса . При этом будет построен список на основе значений из таблицы.
В следующем окне мастера выберем таблицу ГРУППА, на значениях из которой будет строиться список поля. Далее выберем столбец, из данных которого будет формироваться список.
В следующих окнах мастера выберем нужную ширину столбца списка и его подпись. На этом создание мастером поля со списком завершается. Параметры списка, подготовленные мастером, отображаются в окне свойств поля НГ на вкладке Подстановка .
Теперь при вводе данных в таблицу студент можно воспользоваться списком, в котором отобразятся все значения поля НГ, содержащиеся в таблице группа. Ввод значения в поле НГ осуществляется путем выбора нужного значения из списка. Наличие поля со списком не запрещает ввод в поле НГ значений, не указанных в списке. Однако если при определении параметров списка в окне конструктора, в разделе Свойства поля на вкладке Подстановка выбрать для свойства Ограничиться списком значение Да, то ввод непредусмотренных в списке значений сделается невозможным. Система отследит эту ситуацию и, в случае отклонения от значений списка, выдаст сообщение, показанное на рис.
Таким образом, пользователь вынужден будет придерживаться только представленных в списке значений, и в подчиненную таблицу будут введены только связанные записи. Таким образом, использование списков не только обеспечивает удобный ввод, но и позволяет избежать многих ошибок.
Рассмотрим еще один пример использования поля со списком. Преобразуем таблице изучение поле КП - код предмета в поле со списком. Для этого откроем таблицу в режиме конструктора, установим курсор в поле КП на столбце Тип данных , откроем список этого столбца и выберем строку Мастер подстановок . В диалоге с мастером выберем главную по отношению к таблице изучение таблицу предмет, на основе данных которой создается список, и включаемые в список поля: КП (код предмета) и НП (наименование предмета). Кроме того, оставим, как предлагает мастер, помеченным флажок . Результат работы мастера представлен на.
Если установить флажок Скрыть ключевой столбец (рекомендуется) , то для первого столбца списка устанавливается ширина, равная нулю. При этом свойство Ограничиться списком может принимать только одно значение - Да .
Определение поля со списком с такими параметрами приводит к отображению в поле таблицы КП вместо значений ключевого поля значений второго поля списка - поля НП (наименование предмета). На рис. 3.30 показано, как в таблице ИЗУЧЕНИЕ отображаются поля со списком Код предмета и Табельный № преподавателя при нулевой ширине присоединенного столбца.
Таким образом, использование полей со списком поможет избежать ошибок при вводе связанных записей в таблицы как за счет того, что в таблицах вместо ключей могут быть отображены смысловые значения, так и за счет того, что ввод ограничивается набором значений в списке.
Внимание!
При создании полей со списком мастер подстановки автоматически создает связь между таблицей, в которой создается поле со списком, и таблицей-источником значений списка. Эту связь можно увидеть в окне Схема данных, щелкнув на кнопке панели инструментов Отобразить все связи.
Очевидно, что в базе данных сложной структуры при вводе данных непосредственно в таблицы не гарантируется надежное и корректное обслуживание данных. В рассматриваемом примере базы данных Учебный процесс при вводе данных в таблицы нижних уровней необходимо | отслеживать несколько вышестоящих. При большом объеме данных это очень затруднительно.
Схема данных в Access
В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает логическую структуру базы данных: таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование установленных в ней связей при обработке данных.
Для нормализованной базы данных, основанной на одно-многозначных и одно-однозначных отношениях между таблицами, в схеме данных для связей таких таблиц по первичному ключу главной таблицы или по уникальному индексу могут устанавливаться параметры обеспечения связной целостности .
При поддержании целостности взаимосвязанных данных не допускается наличия записи в подчиненной таблице, если в главной таблице отсутствует связанная с ней запись. Соответственно при первоначальной загрузке базы данных, а также корректировке, добавлении и удалении записей система допускает выполнение операции, если она не приводит к нарушению целостности.
Связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.
Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных (см. рис. 2.16), она активно используется системой в процессе работы с базой данных. При любой обработке данных из нескольких взаимосвязанных таблиц система использует сохраненные в схеме данных связи между таблицами, освобождая пользователя от необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи при конструировании многотабличных объектов. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.
Реляционная база данных, созданная в соответствии с проектом канонической модели данных, состоит из нормализованных таблиц. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования данных во взаимосвязанных таблицах и, соответственно, минимизируется объем сохраняемых данных. В процессе загрузки и корректировки базы данных, для получения информации по запросам и вывода отчетов, а также для решения большинства задач необходим одновременный доступ к нескольким взаимосвязанным таблицам. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным и обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
Связи между таблицами
При создании пользователем схемы данных Access в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. На основе взаимосвязанных таблиц система автоматически производит объединение данных для создания форм, запросов, отчетов, страниц доступа к данным. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.
Одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи
Схема данных, прежде всего, ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи. Для таких таблиц может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с информационно-логической моделью.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношения между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной, так и в другой таблице, Access выявляет отношение один-к-одному . Если поле связи является уникальным ключом одной таблицы (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи), оно является не ключевым или входит в составной ключ, Access выявляет отношение один-ко-многим между записями главной и подчиненной таблицы. Только в этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей.
Замечание
Если для связи таблиц вместо ключевого поля используется некоторый уникальный индекс, система также констатирует наличие между таблицами отношения 1:М и позволяет установить параметры обеспечения целостности.
Связи-объединения
Между двумя таблицами с одинаковым полем может быть установлена связь-объединение по этому полю, называемому ключом связи . Для связи-объединения может быть выбран один из трех способов объединения записей таблиц:
- Объединение записей только при совпадении связанных полей обеих таблиц (производится по умолчанию).
- Объединение записей при совпадении связанных полей обеих таблиц, а также всех записей первой таблицы, для которых нет связанных полей во второй, с пустой записью второй таблицы.
- Объединение записей при совпадении связанных полей обеих таблиц, а также всех записей второй таблицы, для которых нет связанных полей в первой, с пустой записью первой таблицы.
Для установления связи может быть выбран любой из перечисленных способов объединения, вне зависимости от того, в каких отношениях находятся связываемые таблицы: 1:1, 1:М или тип отношения не может быть определен системой. Например, при выборе в главной таблице в качестве поля связи не ключевого поля или поля, входящего в составной ключ, Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. Но в этом случае между таблицами также возможно установление связи-объединения любого типа. Когда в схеме данных определяется связь между двумя таблицами, то между этими таблицами по умолчанию устанавливается связь объединения первого типа, вне зависимости от типа отношений.
Связь-объединение обеспечивает объединение записей таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем, при условии равенства значений в поле связи, каждая запись из одной таблицы объединяется с каждой записью из другой таблицы. Кроме того, если выбран второй или третий вариант объединения, то под него также подпадают записи из подчиненной таблицы, для которых нет логически связанных записей в главной таблице. Последние два варианта часто необходимы при решении практических задач.
Обеспечение целостности данных
При создании схемы данных пользователь включает в нее таблицы и устанавливает связи между ними. Если связываемые таблицы находятся в отношении типа 1:1 и 1:М, для организации связи можно установить флажок обеспечения связной целостности данных, а также автоматического каскадного обновления и удаления связанных записей.
Обеспечение связной целостности данных означает, что при корректировке базы данных Access обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий:
- в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;
- в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;
- нельзя изменить значения ключа связи в записи главной таблицы, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.
При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях добавления и удаления записей или обновления ключевых данных в связанных таблицах Access выводит соответствующее сообщение и не допускает выполнения операции.
В Access 2010 имеется возможность добавлять объекты в поле с типом данных OLE . В том случае, когда тип данных задан, как OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта), тогда СУБД Access сохраняет внешний объект в общем файле базы данных, отводя на его хранение столько места, сколько этот объект занимает в виде отдельного файла. Под объектами следует понимать файлы, созданные в виде приложений в графических редакторах, видеоклипов, в приложениях MS Office и т.д. При заполнении таблицы данными, которые являются объектами, в соответствующей позиции поля с типом данных OLE формируется сообщение о программе, с помощью которой можно открыть этот объект. Отображение объекта будет осуществляться только в формах и отчетах.
Для встраивания объекта в поле с типом данных OLE необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор». Добавить новое поле, например «Фото товара». Выбрать тип данных «Поле объекта OLE» , после чего сохранить таблицу.
Затем в режиме «Таблица» в строке для ввода данных щелкнуть правой клавишей мыши, в открывшемся меню следует выбрать строку с командой , что приведет к открытию диалогового окна (рис. 3.38, рис. 3.39).
Рис. 3.38 Вставка объекта
Рис. 3.39 Диалоговое окно для добавления нового объекта в таблицу Access
Следует помнить, что имеется две возможности встраивать объекты в виде данных. Первая возможность предусматривает использование типовых приложений для создания файла, которые поддерживает Access, вторая возможность вставки объекта , что позволяет использовать любой файл в качестве источника данных (рис. 3.40).
Рис. 3.40 Добавления нового объекта в таблицу Access из файла
1. Создание объекта из файла.
Когда речь заходит о данных, которые являются объектами для базы данных, и являются внешними файлами, то требуется иметь эти файлы. Поэтому, потребуется создать несколько файлов, чтобы в дальнейшем увидеть их отображение в базе данных, а также попробовать провести изменение этих файлов. Например, если вы имеете фотографию объекта в файле Монитор.jpg (jpg - универсальный фото формат). Для того чтобы этот файл сохранился в базе данных, следует в окне (рис. 3.40) поставить отметку «Создать из файла» , после чего появится окно, которое представлено на рисунке 3.41. С помощью кнопки «Обзор» следует выбрать необходимый файл.
Рис. 3.41 Поиск файла при создании объекта в базе данных
В соответствующей строке для поля например, «Фото товара» появится слово «Пакет» (Package) , это означает, что файл привязан к приложению, с помощью которого он был создан. Поэтому, при просмотре базы данных, будет ли это запрос, форма или отчет, пользователь увидит изображение файла в виде значка , а при двойном щелчке по этому изображению система сначала найдет приложение, а затем в нем отобразит содержимое файла (в данном примере это фотография). Исключением являются файлы с изображениями, сохраненные с расширением .bmp (bit map format). Вместе с тем, следует напомнить, что файлы, созданные в приложениях Microsoft, будут отображаться сразу в формах и отчетах. Вывод простой, фотографии можно вставлять в такие приложения как Paint, Word, Power Point, сохранять в виде отдельных файлов, а затем подключать в виде объекта к базе данных. Попробуйте создать несколько файлов с фотографиями и текстом, используя различные редакторы Windows. Например, можно открыть документ Word, вставить из файла фотографию, добавить текст, а затем сохранить как: Монитор.docx (рис. 3.42).
Рис. 3.42 Файл с фотографией, созданный в Word
2. Создание новых объектов.
Под созданием новых объектов в базе данных следует подразумевать использование приложения, в котором создается файл, а затем подключается в поле с описанием типа данного OLE. Для запуска режима создания новых объектов, необходимо открыть таблицу в режиме «Таблица» , выбрать вариант «Создать новый» в диалоговом окне (рис. 3.39), а затем в списке выделить «Тип объекта» (необходимое приложение). Перечень приложений, которые поддерживает Access для создания объекта, находятся в списке (рис. 3.43), который раскроется после запуска команды «Вставить объект» .
Рис. 3.43 Перечень типов объектов Access, которые можно использовать для создания файлов
Удобством использования приложений для создания объектов в виде файлов заключается в том, что в дальнейшем эти файлы можно использовать автономно или осуществлять их коррекцию в базе данных.
Рассмотрим вариант создания объектов для базы данных, с помощью с приложения paint.
Например, необходимо создать объект с изображением предприятия и текстом, который в дальнейшем пользователь базы данных сможет заменить или исправить. Для этого необходимо выбрать из списка объект Bitmap Image , дальнейшая технология создания объекта показана на рисунке 3.44.
1. Откройте приложение Paint
2. Вставьте фото из файла.
3. Добавьте текст (если это необходимо).
4. Сохраните, как файл.
5. Закройте приложение.
Рис. 3.44 Технология создания объекта в приложении Paint
Задание3.11
1. В таблице «Товары » в режиме «Конструктор» добавьте новый столбец с именем «Фото товара» , тип данных «Поле объекта OLE» , сохраните изменения.
2. В режиме «Таблица» в поле «Фото товара» выберете строку «Вставить объект из файла» , выберите (поставьте точку) «Создать новый» и из раскрывающегося списка укажите документ Microsoft Word . При этом откроется текстовый редактор MS Word , здесь необходимо вставить рисунок, соответствующий товару в данной строке. Рисунки выберите из списка, который хранится непосредственно в редакторе (вкладка «Вставка», значок «Картинка», в диалоговом окне справа кнопка «Начать»), или вставьте рисунок из других программ. Можете использовать приложение Paint (объект Bitmap Image), где нарисуйте товар самостоятельно. Созданный файл закройте, он автоматически будет привязан к вашей базе, к строке, в которую ее вставили.
3. Проделайте данную процедуру для всех строк вашей таблицы «Товары» .
4. Сохраните изменения.
Контрольные вопросы
1. Какие объекты можно вставить в базу данных с типом данных OLE?
2. Как можно вставить фото в таблицу в режиме «Таблица»?
3. Где в базе данных будет отображаться фотография?
4. Чем отличается способ «Создать новый объект» от способа «Создать из файла»?
5. Как поместить файл фотографии товара в базу данных, если он имеет расширение .png ?
6. Можно ли осуществлять правку файла, который вставлен как объект в базу данных непосредственно в файловой системе компьютера?
7. Как вставить презентацию в базу данных?
8. Объекты каких приложений можно вставить в базу данных?
OLE (Object Linking and Embedding)
OLE (Object Linking and Embedding) - протокол связывания и встраивания объектов. Позволяет вставлять в документ или объект одного приложения (клиента OLE) объекты (OLE-объекты) других приложений, поддерживающих протокол OLE (серверов OLE). В Access объекты OLE могут быть вставлены, например, в поле, форму или отчет.
OLE (Object Linking and Embedding) - протокол для связывания и внедрения объектов. Позволяет использовать в формах и отчетах данные различных форматов - например, графику или документы, созданные в других программах.
OLE (англ. Object Linking and Embedding, произносится как oh-lay [олэй]) — технология связывания и внедрения объектов в другие документы и объекты, разработанные корпорацией Майкрософт.
OLE позволяет передавать часть работы от одной программы редактирования к другой и возвращать результаты назад. Например, установленная на персональном компьютере издательская система может послать некий текст на обработку в текстовый редактор, либо некоторое изображение в редактор изображений с помощью OLE-технологии.
Основное преимущество использования OLE (кроме уменьшения размера файла) в том, что она позволяет создать главный файл, картотеку функций, к которой обращается программа. Этот файл может оперировать данными из исходной программы, которые после обработки возвращаются в исходный документ.
OLE используется при обработке составных документов (англ. compound documents), может быть использована при передаче данных между различными несвязанными между собой системами посредством интерфейса переноса (англ. drag-and-drop), а также при выполнении операций с буфером обмена. Идея внедрения широко используется при работе с мультимедийным содержанием на веб-страницах (пример — Веб-ТВ), где используется передача изображения, звука, видео, анимации в страницах HTML (язык гипертекстовой разметки) либо в других файлах, также использующих текстовую разметку (например, XML и SGML). Однако, технология OLE использует архитектуру «толстого клиента», то есть сетевой ПК с избыточными вычислительными ресурсами. Это означает, что тип файла либо программа, которую пытаются внедрить, должна присутствовать на машине клиента. Например, если OLE оперирует таблицами Microsoft Excel, то программа Excel должна быть инсталлирована на машине пользователя.
OLE 1.*
OLE 1.0 был выпущен в 1990 году на основе технологии DDE (Dynamic Data Exchange), использовавшейся в более ранних версиях операционной системы Microsoft Windows. В то время как технология DDE была сильно ограничена в количестве и методах передачи данных между двумя работающими программами, OLE имел возможность оперировать активными соединениями между двумя документами либо даже внедрить документ одного типа в документ другого типа.
OLE сервера и клиенты взаимодействуют с системными библиотеками при помощи таблиц виртуальных функций (англ. virtual function tables, VTBL). Эти таблицы содержат указатели на функции, которые системная библиотека может использовать для взаимодействия с сервером или клиентом. Библиотеки OLESVR.DLL (на сервере) и OLECLI.DLL (на клиенте) первоначально были разработаны для взаимодействия между собой с помощью сообщения WM_DDE_EXECUTE, предоставляемого операционной системой.
OLE 1.1 позднее развился в архитектуру COM (component object model) для работы с компонентами программного обеспечения. Позднее архитектура COM была преобразована и стала называться DCOM.
Когда объект OLE помещен в буфер обмена информацией, он сохраняется в оригинальных форматах Windows (таких как bitmap или metafile), а также сохраняется в своём собственном формате. Собственный формат позволяет поддерживающей OLE программе внедрить порцию другого документа, скопированного в буфер, и сохранить её в документе пользователя.
OLE 2.0
Следующим эволюционным шагом стал OLE 2.0, сохранивший те же цели и задачи, что и предыдущая версия. Но OLE 2.0 стал надстройкой над архитектурой COM вместо использования VTBL. Новыми особенностями стали автоматизация технологии drag-and-drop, in-place activation и structured storage.
Ключевые слова: база данных access 2010; бд access; субд access; базы данных access; access пример; программирование access; готовая база данных; создание база данных; база данных СУБД; access курсовая; база данных пример; программа access; access описание; access реферат; access запросы; access примеры; скачать бд access; объекты access; бд в access; скачать субд access; база данных ms access 2003; субд access реферат; субд ms access; преимущества access; базу данных; скачать базу данных на access; базы данных; реляционная база данных; системы управления базами данных; курсовая база данных; скачать базу данных; база данных access скачать; базы данных access скачать; реферат база данных; создание СУБД; скачать паспортную базу данных; базой данных; нормализация данных; примеры СУБД; база данных примеры; курсовые работы по СУБД; нормализация; базе данных; структура БД; пример БД; база запросов; учебная база данных; проектирование БД; данных; описание БД; субд реферат; создать БД; база данных по; использование БД; курсовая работа база данных; готовая; использование СУБД; таблица БД; база данных 2008 скачать; базу
Каждая таблица в Access состоит из полей. В свойствах поля описываются характеристики и поведение добавляемых в него данных. Тип данных поля - это самое важное свойство, которое определяет, какие данные могут храниться в поле. В этой статье описаны типы данных и другие свойства поля, доступные в Access, а также приведена дополнительная информация в разделе справочных сведений о типах данных.
В этой статье
Общие сведения
Иногда типы данных могут показаться неочевидными, например в поле с типом данных "Текст" могут храниться данные, состоящие из текста и чисел. Но в поле с типом данных "Число" могут храниться только числовые данные. Поэтому вам нужно знать, какие свойства используются для каждого типа данных.
Тип данных поля определяет много других важных характеристик поля, в частности:
форматы, которые можно использовать в поле;
максимальный размер значения в поле;
способ использования поля в выражениях;
возможность индексирования поля.
В зависимости от способа создания нового поля тип данных поля может быть задан заранее или его можно выбрать. Например, если при создании поля в режиме таблицы вы:
используете существующее поле из другой таблицы, типы данных уже определены в ней или в шаблоне;
вводите данные в пустом столбце (или поле), Access назначает полю тип данных, исходя из вводимых значений, или вы можете назначить тип данных и формат для поля;
на вкладке Изменение полей в группе Поля и столбцы выбираете команду Добавить поля , Access отображает список типов данных для выбора.
Когда какой тип данных использовать?
Тип данных поля можно рассматривать как набор характеристик, которые применяются ко всем значениям в этом поле. Например, значения в текстовом поле могут содержать только буквы, цифры и некоторые знаки пунктуации. Кроме того, текстовое поле может содержать не более 255 символов.
Совет: Иногда все выглядит так, как будто данные в поле имеют один тип, а на самом деле это данные другого типа. Например, поле вроде бы содержит числовые значения, но на самом деле это текстовые значения, представляющие номера комнат. Часто для сравнения или преобразования значений с разными типами данных используются выражения.
В таблицах ниже показаны форматы, доступные для каждого типа данных, и описаны результаты форматирования.
Основные типы
Формат | Отображаемые данные |
|---|---|
|
Текстовый |
Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или почтовый адрес. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст . |
|
Числовой, Большое число |
Числовые значения, например расстояния. Помните, что для денежных значений есть отдельный тип данных. |
|
Денежный |
Денежные значения. |
|
Логический |
Значения "Да" и "Нет", а также поля, содержащие только одно из двух значений. |
|
Дата и время |
Значения даты и времени с 100 по 9999 годы. |
|
Форматированный текст |
Текст или сочетание текста и чисел, которые отформатированы с помощью элементов управления цветом и шрифтом. |
|
Вычисляемое поле |
Результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые поля впервые появились в Access 2010. |
|
Вложение |
Вложенные изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов в записях базы данных (как и в сообщениях электронной почты). |
|
Текст или сочетание текста и чисел, сохраненное как текст и используемое в качестве адреса гиперссылки. |
|
|
Поле МЕМО |
Длинные блоки текста. Типичный пример использования поля MEMO - подробное описание продукта. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в "Длинный текст". |
|
Подстановка |
Список значений, которые получены из таблицы или запроса, или набор значений, которые вы указали при создании поля. Запускается мастер подстановок, с помощью которого можно создать поле подстановки. В зависимости от выбора, сделанного в мастере, данные в поле подстановки могут иметь текстовый или числовой тип. У полей подстановки есть дополнительный набор свойств, которые находятся на вкладке Подстановка в области Свойства поля . |
Примечание: В файлах формата MDB недоступны вложения и вычисляемые данные.
Числовой
Формат | Отображаемые данные |
|---|---|
|
Общие |
Числа без дополнительного форматирования (точно в том виде, в котором хранятся). |
|
Денежный |
Обычные денежные значения. |
|
Евро |
Обычные денежные значения в формате ЕС. |
|
Фиксированный |
Числовые данные. |
|
Стандартный |
Числовые данные с десятичными знаками. |
|
Процент |
Значения в процентах. |
|
Экспоненциальный |
Вычисления. |
Дата и время
Формат | Отображаемые данные |
|---|---|
|
Краткий формат даты |
Дата в кратком формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14.03.2001 для России. |
|
Средний формат даты |
|
|
Длинный формат даты |
Дата в длинном формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14 марта 2001 г. для России. |
|
Время (12 часов) |
Время только в 12-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени. |
|
Средний формат времени |
Время в 12-часовом формате, после которого указываются символы AM (до полудня) или PM (после полудня). |
|
Время (24 часа) |
Время только в 24-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени. |
Логический
Объект OLE Объекты OLE, например документы Word.
Свойство "Размер поля"
После создания поля и указания типа данных для него можно настроить дополнительные свойства поля. Набор доступных дополнительных свойств зависит от типа данных поля. Например, вы можете настроить размер текстового поля с помощью свойства Размер поля .
Для числовых и денежных полей свойство Размер поля особенно важно, поскольку определяет диапазон значений поля. Например, одноразрядное числовое поле может содержать только целые числа в диапазоне от 0 до 255.
Свойство Размер поля определяет также, сколько места на диске занимает каждое значение числового поля. В зависимости от размера поля число может занимать 1, 2, 4, 8, 12 или 16 байт.
Примечание: В полях MEMO и текстовых полях возможны значения переменных размеров. Для этих типов данных свойство Размер поля задает максимальный размер доступного пространства для одного значения.
Типы данных в связях и соединениях
Связь между таблицами - это связи между общими полями в двух таблицах. Связь может быть одного из следующих типов: один к одному, один ко многим, многие ко многим.
Соединение - это операция SQL, объединяющая данные из двух источников в одну запись в наборе записей запроса на основе значений указанного общего поля в источниках. Соединение может быть одного из следующих типов: внутреннее соединение, левое внешнее соединение, правое внешнее соединение.
Когда вы создаете связь между таблицами или добавляете соединение в запрос, типы данных в соединяемых полях должны быть одинаковые или совместимые. Например, вы не сможете создать соединение между числовым и текстовым полями, даже если значения в этих полях совпадают.
При использовании связи или соединения поля с типом данных "Счетчик" совместимы с полями числового типа, если для свойства Размер поля последних задано значение Длинное целое .
Для поля, участвующего в связи между таблицами, нельзя изменить тип данных или свойство Размер поля . Чтобы изменить свойство Размер поля , временно удалите связь. Но после изменения типа данных вы не сможете снова создать связь, пока не измените тип данных связанного поля. Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах .
Справочные сведения о типах данных
Тип данных, применяемый к полю, содержит набор свойств, которые вы можете выбрать. Чтобы получить дополнительные сведения, щелкните типы данных ниже.
Вложение
Назначение. Используется в поле, которое позволяет вкладывать файлы и изображения в запись. Например, если у вас есть база данных рабочих контактов, вы можете с помощью поля вложения прикрепить резюме или фотографии контактов. Для файлов некоторых типов Access сжимает добавляемые вложения. Тип данных "Вложение" доступен только в базах данных формата ACCDB.
Типы вложений, сжимаемых в приложении Access
При вложении в базу данных файла любого из указанных ниже типов приложение Access сжимает его.
-
Файлы формата TIFF
Точечные рисунки, например BMP-файлы
Метафайлы Windows, включая EMF-файлы
Файлы формата EXIF
В запись можно вкладывать самые разные файлы. Но файлы некоторых типов могут представлять собой угрозу, поэтому блокируются. Как правило, можно вложить любой файл, созданный в одном из приложений Microsoft Office, а также файлы журналов (LOG), текстовые файлы (TEXT, TXT) и сжатые ZIP-файлы. Список поддерживаемых форматов файлов изображений см. в таблице далее в этом разделе.
Список блокируемых типов файлов
Access блокирует вложенные файлы следующих типов:
СчетчикНазначение. Поле счетчика позволяет указать уникальное значение, то есть оно используется только для одной цели - сделать каждую запись уникальной. Чаще всего это поле используется в качестве первичного ключа, особенно если нет подходящего естественного ключа (ключа на основе поля данных). Значение в поле счетчика занимает от 4 до 16 байт в зависимости от значения свойства Размер поля . Допустим, у вас есть таблица, в которой хранятся данные контактов. В качестве первичного ключа для этой таблицы вы можете использовать имена контактов. Но как обработать два контакта с одинаковыми именами? Имена не подходят в качестве первичных ключей, потому что они часто не уникальны. При использовании поля счетчика каждой записи гарантирован уникальный идентификатор. Примечание: Не используйте поле счетчика для хранения количества записей в таблице. Значения счетчика не используются повторно, поэтому при удалении записей в подсчете образуются пропуски. А точное количество записей легко получить с помощью строки итогов в режиме таблицы. Поддерживаемые свойства полей
ВычисляемыйНазначение. Используется для хранения результатов вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые типы данных впервые появились в Access 2010. Вычисляемый тип данных доступен только в базах данных формата ACCDB. Поддерживаемые свойства полей
ДенежныйНазначение. Используется для хранения денежных данных. Данные в денежном поле не округляются во время вычислений. Значение в денежном поле содержит до 15 цифр слева от десятичной запятой и 4 цифры справа. Каждое значение денежного поля занимает 8 байт. Поддерживаемые свойства полей
Дата и времяНазначение. Используется для хранения значений даты и времени. Поддерживаемые свойства полей
ГиперссылкаНазначение. Используется для хранения гиперссылок, таких как адрес электронной почты или URL-адрес веб-сайта. Поддерживаемые свойства полей
МЕМОНазначение. Используется для хранения блока форматированного текста длиной более 255 знаков. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в Длинный текст . Поддерживаемые свойства полей
ЧисловойНазначение. Используется для хранения числового значения, которое не является денежным. Если значения поля могут использоваться в вычислениях, выбирайте числовой тип данных. Поддерживаемые свойства полей
Большое числоНазначение. Используется для хранения большого числового значения, которое не является денежным. Если значения поля могут использоваться в вычислениях, выбирайте тип данных "Большое число". Поддерживаемые свойства полей
Объект OLEНазначение. Используется для вложения в запись объекта OLE, например электронной таблицы Microsoft Office Excel. Если вы собираетесь использовать OLE, вам нужен тип данных "Объект OLE". В большинстве случаев вместо поля объекта OLE следует использовать поле вложения. В полях OLE поддерживается меньше типов файлов, чем в полях вложений. Кроме того, поля объектов OLE не позволяют вложить несколько файлов в одну запись. Поддерживаемые свойства полейТекстовыйНазначение. Используется для хранения текста длиной до 255 знаков. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст . Поддерживаемые свойства полей
ЛогическийНазначение. Используется для хранения логических значений. Поддерживаемые свойства полей
|
Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding) – последний выбираемый из списка тип поля. Он имеет всего два свойства: подпись и параметр «обязательное поле». Поля данного типа не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с использованием OLE-протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические файлы. Даже самая лучшая СУБД не в состоянии обеспечить хранение всех существующих на сегодняшний день видов представления информации. Да это и не нужно. Достаточно осуществить связь с приложением, работающим с тем или иным типом файлов. Для этого и существует протокол OLE.
Для того чтобы внедрить в ячейку поля OLE-объект, надо установить на нее курсор и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню. В нем выберите команду Вставить объект . Программа раскроет окно диалога для выбора типа объекта. Объект в данном случае отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отредактирован. В том случае, когда в этом окне установлен переключатель Создать новый , открывается соответствующее приложение, работа с которым несколько отличается от обычной. Так, пользователь не имеет возможности открыть существующий файл для того, чтобы сделать его объектом. Например, если выбран документ Word и готовый документ уже имеется на диске, то его придется открыть в редакторе отдельно, скопировать в буфер обмена, а затем перейти в окно документа, связанного с Access, и вставить содержимое буфера. Если же объект создается, что называется, «с нуля», то работа в выбранном приложении происходит обычным образом. Команда выхода из приложения тоже видоизменяется. В данном случае уже нельзя, закрыв приложение, оказаться в Windows, а можно только вернуться в Access.
Второй вариант вставки объекта – выбор переключателя Создать из файла в окне Вставка объекта . В этом случае подразумевается, что файл уже существует, и нужно установить с ним связь. Access откроет окно открытия документа и после выбора нужного файла определит, какое приложение необходимо открыть для работы с ним. Необходимо иметь в виду, что одному типу файлов могут соответствовать несколько приложений. Например, файлы с расширением ВМР используются разными графическими редакторами. Выбранное Access приложение запускается, и в нем открывается выбранный пользователем файл. Внедрение объекта заканчивается после того, как вы закрываете программу.
Ввод и редактирование данных в режиме "Таблица"
СУБД переходит в режим Таблица при нажатии кнопки . В окне таблицы используются специальные символы для отображения новой и текущей редактируемой записи .
Рис.5. Окно таблицы в режиме Таблицы
Каждая таблица содержит пустую запись, которая следует за последней существующей записью и предназначена для ввода новых данных. Для ввода расположите курсор в поле таблицы и набирайте данные на клавиатуре. Для перехода к следующему полю используется клавиша TAB, к предыдущему полю - SHIFT+TAB. Запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи (маркер записи вдоль левой границы таблицы изменяет форму: вместо карандаша появляется треугольник), то есть специального сохранения данных в таблице не требуется. Для перехода между записями можно использовать экранные кнопки внизу окна таблицы (к первой, следующей, последней записи).
Некоторые поля нельзя изменять: это "Счетчики", вычисляемые поля и поля, заблокированные другим пользователем при коллективной работе с одной таблицей. Если БД была открыта в режиме "Только для чтения", то ввод данных также недоступен.
Редактирование данных включает в себя следующие основные операции: замена значений данных, удаление записей , добавление записей . Для коррекции данных в режиме "Таблица" используются "ручные" методы: курсор мыши подводится к изменяемому месту в таблице, выделяется фрагмент (отдельное поле, запись или столбец) и выполняется ввод новых данных, вставка данных из буфера или удаление данных клавишей DELETE.
Способы выделения фрагментов:
Поле выделяется двойным щелчком мыши,
Запись (строка) выделяется щелчком по пустой серой клетке около левой границы окна,
Столбец выделяется щелчком по заголовку столбца,
Прямоугольный фрагмент : выделить поле в одном углу, нажать клавишу SHIFT и не отпуская, выделить поле в противоположном углу (или протаскиванием мыши).
Вся таблица выделяется щелчком на сером прямоугольнике в верхнем левом углу таблицы.
Для копирования данных из одной таблицы в другую (или в ту же самую таблицу) используется буфер Windows:
· выделите нужные данные в одной таблице;
· нажмите кнопку "Копировать" на панели инструментов;
· перейдите в поле-адресат (указав на него мышью или подведя курсор клавишами TAB),
· нажмите кнопку "Вставить" на панели инструментов.